A documentação clínica gera uma forte reação emocional de muitos clínicos em organizações de saúde comportamental, pois as exigências costumam ser excessivas. A redação de notas foi estabelecida para fornecer um registro histórico, um meio de acompanhar o progresso e um método para coordenar o atendimento entre os provedores atuais e futuros. Com o tempo, os reguladores e financiadores impuseram requisitos adicionais, de modo que a documentação clínica agora exige recursos operacionais e de mão de obra significativos que desviam da prestação de serviços. Muitas vezes, os prestadores de serviços são obrigados a aderir a novos requisitos e a documentar em excesso, o que leva à perda de tempo e de recursos. Registros eletrônicos de saúde mal projetados ou desatualizados e problemas tecnológicos limitam a eficiência e a produtividade da equipe. A equipe é retirada da prática clínica para se concentrar na conformidade da documentação. Isso limita a motivação da equipe e pode levar à frustração, à baixa moral e ao esgotamento.
Os líderes devem estabelecer sistemas que equilibrem a necessidade crítica de documentação com um contexto claro e de apoio, que elimine as exigências desnecessárias e minimize as mudanças. Eles precisam garantir que a equipe compreenda os benefícios e as proteções da documentação para a organização, bem como seu valor e impacto na vida dos clientes. Os líderes devem evitar simplesmente exigir conformidade e, em vez disso, ensinar, treinar, orientar e apoiar a equipe para que ela domine os conjuntos de habilidades necessários.